Politique de confidentialité

1. Introduction

La présente politique explique comment les données personnelles sont collectées, utilisées, conservées, partagées et protégées sur le site web VYKN, dans les demandes de démo, les communications, l'utilisation de la plateforme et les services. Elle doit être lue avec la Politique relative aux cookies, les Conditions d'utilisation, les Conditions de confidentialité et d'usage limité de la démo, et tout contrat client ou accord de traitement des données qui vous est applicable.

2. Qui nous sommes

Le site web et la plateforme VYKN, y compris VYKN Academy et VYKN Assure, sont détenus et exploités par VYKN UK LTD, numéro de société 17214840, constituée en Angleterre et au pays de Galles. Bureau : Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Royaume-Uni. Siège social : C/O RPGCC, 40 Gracechurch Street, London, EC3V 0BT. La propriété intellectuelle de la plateforme et de son contenu appartient à VYKN IP LTD, numéro de société 17215244, et est concédée sous licence à VYKN UK LTD. VYKN IP LTD n'exploite ni le site web ni la plateforme, sauf indication contraire. « VYKN », « nous », « notre » et « nos » désignent VYKN UK LTD, sauf si le contexte exige une autre interprétation.

3. Notre rôle au regard du droit de la protection des données

VYKN UK LTD agit en qualité de responsable du traitement pour les visiteurs du site web, les demandes, les contacts marketing et les fournisseurs. Elle agit en qualité de sous-traitant pour les organisations clientes lorsqu'elle traite les comptes des apprenants, les affectations, la progression, les évaluations, les certificats et les dossiers de formation. Pour les données des apprenants, le client est généralement le responsable du traitement et il lui incombe de définir la base légale et d'informer son propre personnel et ses apprenants. Les lois applicables sont le RGPD britannique (UK GDPR), le Data Protection Act 2018 et, le cas échéant, le RGPD de l'UE.

4. Champ d'application

La présente politique couvre le site web, les formulaires, la réservation de démo, les ventes, le marketing et les événements, l'intégration, la plateforme, les dossiers des apprenants, le support, les formations sur mesure et en marque blanche, les relations avec les fournisseurs et les partenaires, la protection de la propriété intellectuelle, ainsi que les finalités juridiques et administratives. Elle ne couvre pas les sites ou services tiers que VYKN ne contrôle pas.

5. Données personnelles que nous collectons

• Visiteurs du site web : adresse IP, caractéristiques de l'appareil et du navigateur, pages consultées, source de provenance, localisation approximative, identifiants de cookies, données analytiques et journaux.
• Demandes de démo et autres demandes : nom, intitulé du poste, organisation, e-mail professionnel, téléphone, secteur, juridictions, nombre d'apprenants, formations qui vous intéressent et toute autre information que vous soumettez.
• Outils de planification : horaires de réunion, fuseau horaire, réponses de réservation, notes et détails de report.
• Prospects, clients et partenaires : coordonnées, correspondance, informations commerciales et d'achat, contrats, informations de facturation et de paiement.
• Apprenants de la plateforme : informations de compte, inscriptions, progression, achèvement, réponses et scores aux évaluations, statut de réussite ou d'échec, certificats, données de connexion et d'utilisation.
• Administrateurs clients : intitulé du poste, permissions, historique de connexion, activité de gestion et de reporting.
• Projets sur mesure : coordonnées, documents du client, scénarios et notes de revue. Il est demandé aux clients d'éviter d'y inclure des données personnelles dans la mesure du possible.
• Marketing et événements : coordonnées, préférences, historique d'engagement, téléchargements, participation et preuves de consentement.
• Fournisseurs et conseillers : coordonnées, contrats, paiements, diligence raisonnable et dossiers de prestation.

6. Comment nous collectons les données personnelles

Directement auprès de vous ; auprès des employeurs et des administrateurs clients ; automatiquement via les cookies et les journaux ; via les outils de planification, de CRM, d'e-mail et de vidéo ; à partir de sources publiques telles que les sites web d'entreprises, les annuaires professionnels, les registres réglementaires et Companies House ; et via les recommandations, les partenaires et les documents fournis dans le cadre des missions.

7. Comment nous utilisons les données personnelles

Pour exploiter et sécuriser le site web ; répondre aux demandes ; organiser et évaluer les démos ; décider d'accorder ou non l'accès à des contenus propriétaires ; gérer les ventes et les relations clients ; fournir les services de la plateforme (comptes, affectations, certificats, rapports) ; appuyer le reporting de conformité pour le personnel client autorisé ; assurer le support client ; développer des contenus sur mesure et en marque blanche ; promouvoir nos services ; analyser l'utilisation ; prévenir les incidents de sécurité et la fraude ; et respecter nos obligations légales et contractuelles.

8. Bases légales

Pour les activités en qualité de responsable du traitement, nous nous fondons sur l'exécution du contrat, les mesures précontractuelles, les intérêts légitimes, les obligations légales et le consentement (par exemple pour certaines activités marketing et pour les cookies non essentiels). Les données des apprenants traitées pour le compte des clients suivent les instructions du client. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment.

9. Intérêts légitimes

Exploiter et améliorer le site web et les services, traiter les demandes professionnelles, gérer les ventes, protéger la propriété intellectuelle, prévenir les usages abusifs et la fraude, sécuriser les systèmes, tenir des registres et faire valoir nos droits. Nous évaluons l'impact sur les personnes et ne nous fondons pas sur les intérêts légitimes lorsque vos droits prévalent.

10. Données de catégorie particulière et données relatives aux infractions pénales

Nous ne cherchons généralement pas à obtenir des données de catégorie particulière ni des données relatives aux infractions pénales. Veuillez ne pas en soumettre sauf demande expresse et existence d'une base légale. Les clients qui fournissent de telles données dans des études de cas ou des contenus sur mesure doivent y être légalement habilités et doivent les anonymiser ou les rendre fictives dans la mesure du possible. Les données fournies par inadvertance sont traitées conformément au droit applicable et peuvent être supprimées si elles ne sont pas nécessaires.

11. Données des enfants

La plateforme s'adresse aux organisations et aux utilisateurs professionnels. Elle n'est pas destinée aux enfants et nous ne collectons pas sciemment de données les concernant. Si vous pensez qu'un enfant a fourni des données, contactez-nous.

12. Cookies et technologies similaires

Les cookies servent au fonctionnement du site, à l'analyse de l'utilisation, à l'expérience utilisateur, à la réservation de démo, à la sécurité et, lorsque cela est autorisé, au marketing. Certains sont nécessaires ; d'autres requièrent votre consentement. Voir la Politique relative aux cookies.

13. Partage des données personnelles

Les destinataires comprennent les organisations clientes (données des apprenants et rapports destinés aux administrateurs, aux RH, aux managers et aux conseils d'administration) ; VYKN IP LTD, dans des cas limités, pour protéger la propriété intellectuelle ; les prestataires de services tels que les fournisseurs d'hébergement, de cloud, de plateforme d'apprentissage, d'e-mail, de CRM, de planification, d'analytique, de support, de paiement, d'informatique, de vidéo, de gestion du consentement aux cookies et de gestion documentaire ; les conseillers professionnels ; les régulateurs et les autorités lorsque la loi l'exige ; et les parties à une opération sur le capital, sous réserve de protections de confidentialité.

14. Transferts internationaux

Les données peuvent être transférées hors du Royaume-Uni ou de l'EEE lorsque les prestataires, les clients ou les opérations l'exigent. Les garanties comprennent les règlements d'adéquation, l'International Data Transfer Agreement du Royaume-Uni, l'Addendum britannique aux clauses contractuelles types de l'UE, les clauses contractuelles types de l'UE ou d'autres mécanismes légaux. Les données de la plateforme sont hébergées au Royaume-Uni.

15. Sécurité

Contrôles d'accès et d'authentification, permissions fondées sur les rôles, chiffrement lorsque cela est approprié, hébergement sécurisé, confidentialité du personnel, surveillance, journalisation, diligence raisonnable à l'égard des fournisseurs, sauvegardes et gestion des incidents. Aucun système ne peut être garanti totalement sûr. Il vous incombe de protéger vos identifiants de connexion et de signaler tout accès non autorisé présumé. Voir la Déclaration de sécurité de l'information.

16. Conservation

• Demandes via le site web et demandes de démo : jusqu'à 24 mois à compter de la dernière interaction significative.
• Accès aux démos et dossiers de confidentialité : jusqu'à 6 ans.
• Dossiers marketing : jusqu'à votre désinscription ou opposition, plus les listes de suppression.
• Contrats et dossiers de compte clients, dossiers des fournisseurs et des conseillers : la durée de la relation plus jusqu'à 7 ans.
• Dossiers de support : jusqu'à 6 ans. Journaux de sécurité : une période limitée.
• Dossiers d'apprenants, de formation et de certificats : selon le contrat client et les exigences réglementaires du client.
• Dossiers relatifs à des réclamations juridiques : aussi longtemps que nécessaire.

17. Vos droits

Sous réserve du droit applicable et des exemptions, vous disposez du droit d'être informé, d'accéder à vos données, de les rectifier et de les effacer, de limiter le traitement ou de vous y opposer, à la portabilité des données, de retirer votre consentement, ainsi que de droits relatifs aux décisions automatisées. Formulez votre demande en utilisant les coordonnées ci-dessous. Les demandes relatives à des données traitées pour votre employeur pourront être transmises à cette organisation. Nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité.

18. Décisions automatisées et analytique de l'apprentissage

Les résultats d'évaluation, les données d'achèvement et l'activité sont utilisés à des fins de reporting, de supervision et de revue de l'efficacité des formations, y compris le score d'efficacité TECS. VYKN ne prend pas de décisions concernant des personnes fondées exclusivement sur un traitement automatisé. Les clients restent responsables de l'usage qu'ils font des dossiers et des analyses.

19. Marketing

Nous pouvons adresser des communications marketing aux contacts professionnels lorsque cela est autorisé. Désinscrivez-vous via le lien figurant dans tout e-mail ou en écrivant à contact@vykn.com. Les communications de service nécessaires se poursuivent.

20. Liens, outils et services tiers

Le site web et la plateforme peuvent renvoyer vers ou intégrer des outils tiers, notamment des services de planification, de vidéo, d'analytique, de CRM, de réseaux sociaux et de paiement. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité ; veuillez consulter leurs politiques.

21. Responsabilités des clients et accords de traitement des données

Les clients doivent s'assurer qu'ils disposent d'une base légale pour fournir les données, que les personnes reçoivent les informations relatives à la confidentialité, que les données des apprenants sont exactes, que les permissions d'accès et les affectations de formation sont appropriées, que les supports sur mesure ne contiennent que des données personnelles licites et nécessaires, et que l'usage interne des dossiers et des rapports est conforme à la loi. Lorsque VYKN traite des données pour le compte d'un client, le travail est régi par contrat, lequel peut inclure un accord de traitement des données couvrant le périmètre, les catégories de données, les instructions, la confidentialité, la sécurité, les sous-traitants ultérieurs, les transferts, l'assistance à l'exercice des droits, la notification des violations, la suppression ou la restitution, et les audits.

22. Réclamations

Veuillez d'abord nous contacter à contact@vykn.com ou par courrier. Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l'Information Commissioner's Office (ICO) (www.ico.org.uk, téléphone 0303 123 1113). Si vous vous trouvez hors du Royaume-Uni, vous pouvez déposer une réclamation auprès de votre autorité locale de protection des données.

23. Modifications

Les mises à jour sont publiées sur cette page avec une date de « Dernière mise à jour » révisée. En cas de modifications importantes, nous pourrons prendre des mesures supplémentaires pour en informer les personnes concernées.

24. Contact

VYKN UK LTD, Room 234, 9 Greyfriars Road, Reading, RG1 1NU, Royaume-Uni. Numéro de société 17214840. E-mail : contact@vykn.com.